nieuws

van ons

Privacy van werknemers, hoe zit dat eigenlijk?

Het recht op bescherming van persoonsgegevens en privacy geldt ook in de arbeidsrelatie. In veel gevallen speelt daarbij ook de OR een rol. Vandaar dat wij op deze Europese dag van de privacy in brede zin aandacht besteden aan de privacy van werknemers.

Privacy van werknemers speelt in alle fases van het dienstverband. Denk daarbij aan:

  • sollicitatie en screening;
  • het aanleggen en opbouwen van personeelsdossiers;
  • controle van werknemers; en
  • zieke werknemers.

Sollicitatie en screening

Tijdens sollicitatiegesprekken mag een werkgever niet zomaar alles aan een sollicitant vragen. Wordt er -bijvoorbeeld- toch gevraagd naar zwangerschap en kinderwens, dan mag de sollicitant daar oneerlijk op antwoorden. Sollicitatiegegevens van kandidaten die de functie niet hebben gekregen, moeten in beginsel uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. Voor bepaalde functies (bijv. kinderopvang)  is screening wettelijk verplicht, maar vaker is dit niet het geval. Screening kan ingrijpend zijn voor de privacy van de sollicitant/werknemer en is daarom aan voorwaarden gebonden. De belangrijkste zijn: 1. de werkgever moet een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) hebben, 2. de screening moet noodzakelijk zijn en 3. de werkgever moet de sollicitant/werknemer  vooraf en achteraf goed informeren.

Personeelsdossier

Een personeelsdossier bevat veel gegevens, maar mag niet meer persoonsgegevens bevatten dan nodig is. Werkgevers moeten werknemers informeren  over welke gegevens zij verzamelen, met welk doel dit gebeurt en op basis van welke rechtsgrond. De persoonsgegevens moeten passend beveiligd worden, zodat ze niet verloren gaan of in verkeerde handen terechtkomen en mogen niet langer in het dossier bewaard worden dan noodzakelijk is. Ook geldt dat werkgevers werknemers de mogelijkheid moeten bieden hun gegevens in te zien. Werknemers mogen een kopie van hun personeelsdossier opvragen.

Controle

Werknemers kunnen worden gecontroleerd met camera’s, recherchebureaus kunnen worden ingeschakeld en e-mailcontrole is mogelijk. Dit maakt al snel inbreuk op de privacy van werknemers. In het arbeidsrecht geldt nog altijd dat waarheidsvinding boven het recht op privacy kan gaan. Uit rechtspraak volgt echter ook dat de vaststelling dat bewijs op onrechtmatige wijze is verkregen van groot belang kan zijn voor de gevolgen die daaraan moeten worden verbonden. Vragen die altijd moeten worden gesteld, zijn 1. Heeft werkgever een concreet vermoeden van onjuist gedrag dat onderzoek rechtvaardigt? 2. Kan bewijs op een andere, minder ingrijpende, manier worden verkregen en 3. Is het onderzoek zo gericht en beperkt mogelijk uitgevoerd?

Zieke werknemer

Werkgevers hebben informatie van hun zieke werknemer nodig, bijvoorbeeld om te bepalen of het loon moet worden doorbetaald. Naar de aard en oorzaak van ziekte mag een werkgever echter niet zomaar vragen. Normaal gesproken mag alleen de arbodienst/bedrijfsarts deze medische gegevens verwerken. Wel mogen werkgevers aan zieke werknemers gegevens vragen die noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen hoe het verder moet met hun (openstaande) werkzaamheden.
 

Heeft u arbeidsrecht gerelateerde vragen? Neem contact op met Maaike

Veel gestelde vragen

Indien een werknemer twee jaar of meer onafgebroken ziek is geweest, geldt het opzegverbod tijdens ziekte niet meer. Echter, dit betekent niet dat de arbeidsovereenkomst automatisch eindigt, maar je hebt als werkgever wel de mogelijkheid om bij het UWV een ontslagvergunning aan te vragen. 

Zie ook: Transitievergoeding na twee jaar

Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd kan alleen tussentijds worden opgezegd indien er een tussentijds opzegbeding in de arbeidsovereenkomst is opgenomen. Indien een dergelijk beding is opgenomen kan de werknemer de arbeidsovereenkomst tussentijds opzeggen met inachtneming van de opzegtermijn. De werkgever kan de arbeidsovereenkomst alleen opzeggen indien hij daarvoor toestemming heeft gekregen van het UWV. Dit betekent dat de werkgever dus alsnog een ontslagprocedure moet starten om een arbeidsovereenkomst met een tussentijds opzegbeding voortijdig te laten eindigen. 

Indien je hebt gewerkt, heb je recht op loon. In de arbeidsovereenkomst of in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) staat waarschijnlijk het moment genoemd waarop de werkgever het loon dient uit te betalen.

Stuur een e-mail aan je werkgever en geef aan dat je nog geen loon hebt ontvangen en vraag wat hier de reden voor is. Indien je werkgever hier niet op reageert is het verstandig om een aangetekende brief te sturen met nogmaals het verzoek om het loon te betalen. Wij kunnen je helpen met het opstellen van een brief waarin we het loon vorderen.  

Pas op met het snel/impulsief ontslaan van een werknemer. Het is belangrijk dat wanneer je een werknemer wilt ontslaan dat je dit goed voorbereid en een dossier opbouwt. Vooral kleine ondernemers zonder personeelsfunctionarissen maken hier vaak fouten. Voorkom dus extra kosten en frustraties.

U kunt een werknemer ontslaan indien er sprake is van één van de ontslaggronden zoals opgenomen in het Burgerlijk Wetboek. Afhankelijk van de ontslaggrond wordt de ontslagroute bepaald. Welke kosten en regels hieraan verbonden zijn is afhankelijk van het soort arbeidscontract en de reden van het ontslag. 

Ontslaggronden:

  • Bedrijfseconomische redenen
  • Reorganisatie
  • Langdurige ziekte (minimaal 2 jaar)
  • Frequent ziekteverzuim met onaanvaardbare gevolgen
  • Disfunctioneren
  • Verwijtbaar handelen van de werknemer
  • Gewetensbezwaren
  • Verstoorde arbeidsrelatie
  • Andere gronden (hier valt te denken aan detentie of ontbreken van een tewerkstellingsvergunning)
  • Ontslag op staande voet
  • Faillissement