nieuws

van ons

Tips voor dossieropbouw!

We kunnen het niet vaak genoeg benadrukken, maar sinds de invoering van de WWZ is dossieropbouw van een werknemer nog belangrijker geworden! Indien u merkt dat een werknemer onvoldoende functioneert is de kans groot dat u niet zomaar over kunt gaan tot ontslag. Indien er geen dossier is opgebouwd zal u waarschijnlijk nog een half jaar intensief met deze werknemer een verbetertraject in zult moeten gaan. Het is daarom van belang om uw beleid binnen uw onderneming aan te passen en voor iedere werknemer een schriftelijk dossier op te bouwen (positief dan wel negatief). Als gevolg daarvan kunnen werknemers achterdochtig worden, maar ook aan dit beleid zullen ze na verloop van tijd wennen. Bij dossieropbouw zijn een aantal fasen te onderscheiden. Hieronder vindt u tips voor elke fase.
 

Fase 1: het voorkomen van disfunctioneren

Huisregels/personeelshandboek
Stel huisregels of een personeelshandboek op en overhandig deze aan uw werknemers en betrek hier indien van toepassing de OR of personeelsvertegenwoordiging bij. Zorg daarnaast voor een duidelijke functieomschrijving en overhandig deze aan de werknemer bij aanvang van de arbeidsovereenkomst.

Functionerings- en beoordelingsgesprekken
Voer regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken, maak hier een schriftelijk verslag van en laat deze ondertekenen. Voer minimaal 1 keer per jaar een functioneringsgesprek en minimaal 1 keer per jaar een beoordelingsgesprek.

Scholing
Zorg voor voldoende scholing voor zowel de uitoefening van de functie van werknemer, maar denk ook aan scholing voor verbreding van de kennis van werknemer.
 

Fase 2: Optreden bij disfunctioneren

Ziekte
Onderzoek of er sprake is van ziekte bij de werknemer. Indien dat het geval is, kunt u geen succesvol beroep op disfunctioneren doen. U doet er goed aan om de werknemer naar de bedrijfsarts te sturen en te ondersteunen waar het kan.

Tijdig
Praat met de werknemer en wacht niet of tot het (half)jaarlijkse beoordelings- of functioneringsgesprek. Maak hier schriftelijke verslagen van die u ook aan de werknemer overhandigt (en laat ondertekenen).

Wees concreet
Het is belangrijk dat de werknemer de mogelijkheid krijgt om zichzelf te verbeteren. Geef dus concrete voorbeelden waaruit blijkt dat de werknemer disfunctioneert. Geef de werknemer een schriftelijke(!) officiële waarschuwing als het gedrag echt niet door de beugel kan.

Kans en handvatten om te verbeteren
Stel een verbeterplan op waar duidelijke afspraken in worden gemaakt. Hierbij is het van belang dat de consequenties van het niet naleven van het verbeterplan duidelijk zijn (dus dat er ontslag of herplaatsing zal volgen). Ook dienen er haalbare doelen te worden gesteld en dient er scholing te worden aangeboden. Evalueer tussentijds en zorg voor voldoende begeleiding.
 

Fase 3: Neem een beslissing

Is het verbetertraject geslaagd? Ga terug naar fase 1.

Biedt u de werknemer nog één laatste kans? Ga terug naar het begin van fase 2.

Ontslag? Ga naar fase 4.
 

Fase 4: Is het dossier ontslagrijp?

Nadat u een verbetertraject doorlopen heeft dient u zich de volgende vragen te stellen:

  • Heeft u zich als goed werkgever gedragen?
  • Is er een consistente lijn in het dossier te zien? Laat het dossier bijvoorbeeld niet een jaar liggen.
  • Heeft de werknemer voldoende mogelijkheden gehad om zijn of haar visie te geven tijdens het verbetertraject?
  • Zijn er privéomstandigheden van de werknemer die meespelen?
  • Is er een herplaatsingsmogelijkheid?
     

Indien u zich als goed werkgever heeft gedragen, de werknemer voldoende de mogelijkheid heeft gehad om zich te verbeteren en er geen herplaatsingsmogelijkheden zijn, kunt u met dit dossier met de werknemer om de tafel gaan zitten en hem een beëindigingovereenkomst aanbieden. Indien de werknemer hier niet mee akkoord gaat, dan kunt u een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter indienen.
 

Heeft u vragen over dossieropbouw, of wilt u laten controleren of een dossier ontslagrijp is, neem dan contact met ons op.

Wil u meer advies over dossieropbouw? Neem contact op met Kyra.

Producten

Dossiercheck

Wij controleren de dossieropbouw bij een disfunctionerende werknemer. Eenmalige kosten € 250,- .

WWZ-proof arbeidsovereenkomst

Voor € 200,- checken wij uw arbeidsovereenkomst aan de hand van de laatste wetgeving.

Veel gestelde vragen

Pas op met het snel/impulsief ontslaan van een werknemer. Het is belangrijk dat wanneer je een werknemer wilt ontslaan dat je dit goed voorbereid en een dossier opbouwt. Vooral kleine ondernemers zonder personeelsfunctionarissen maken hier vaak fouten. Voorkom dus extra kosten en frustraties.

U kunt een werknemer ontslaan indien er sprake is van één van de ontslaggronden zoals opgenomen in het Burgerlijk Wetboek. Afhankelijk van de ontslaggrond wordt de ontslagroute bepaald. Welke kosten en regels hieraan verbonden zijn is afhankelijk van het soort arbeidscontract en de reden van het ontslag. 

Ontslaggronden:

  • Bedrijfseconomische redenen
  • Reorganisatie
  • Langdurige ziekte (minimaal 2 jaar)
  • Frequent ziekteverzuim met onaanvaardbare gevolgen
  • Disfunctioneren
  • Verwijtbaar handelen van de werknemer
  • Gewetensbezwaren
  • Verstoorde arbeidsrelatie
  • Andere gronden (hier valt te denken aan detentie of ontbreken van een tewerkstellingsvergunning)
  • Ontslag op staande voet
  • Faillissement

 

Dit houdt in dat een werkgever één maand voor afloop van een contract voor bepaalde tijd schriftelijk moet aangeven op hij tot verlening van het contract wil overgaan en zo ja, tegen welke voorwaarden. Deze aanzegtermijn geldt niet voor contracten met een duur van 6 maanden of korter of als het contract voor de duur van een project is aangegaan. Wordt er helemaal niet aangezegd? Dan moet de werkgever een vergoeding betalen van één maandsalaris. Wordt er niet tijdig aangezegd? Dan moet de werkgever een vergoeding betalen over de periode dat hij te laat heeft aangezegd. Zie ook Aandachtspunten bij contracten voor bepaalde tijd.

Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd kan alleen tussentijds worden opgezegd indien er een tussentijds opzegbeding in de arbeidsovereenkomst is opgenomen. Indien een dergelijk beding is opgenomen kan de werknemer de arbeidsovereenkomst tussentijds opzeggen met inachtneming van de opzegtermijn. De werkgever kan de arbeidsovereenkomst alleen opzeggen indien hij daarvoor toestemming heeft gekregen van het UWV. Dit betekent dat de werkgever dus alsnog een ontslagprocedure moet starten om een arbeidsovereenkomst met een tussentijds opzegbeding voortijdig te laten eindigen. 

Indien een werknemer twee jaar of meer onafgebroken ziek is geweest, geldt het opzegverbod tijdens ziekte niet meer. Echter, dit betekent niet dat de arbeidsovereenkomst automatisch eindigt, maar je hebt als werkgever wel de mogelijkheid om bij het UWV een ontslagvergunning aan te vragen. 

Zie ook: Transitievergoeding na twee jaar